Disciplin och engagemang på mötet

Hur agerar vi på våra möten? Jag ser många företag som har mötespolicyer, med vad som borde vara självklara regler. Det börjar oftast med ”kom i tid till mötet”.

Vi vet alla att det är otroligt besvärligt med den där kollegan som alltid är sen, springer in i mötet med andan i halsen eller som ännu värre sakta lunkar fram i korridoren trots att hen är sen till mötet fast alla väntar.

Kom i tid

Att komma sent till ett avtalat möte kan också ge ett dåligt första intryck. Att stressa till ett möte innebär också att onödig energi och fokus tas från det kommande mötet. Hur vi agerar är avgörande för hur andra ser på oss.

Kom i tid till mötet! Har du förhinder eller är försenad: meddela mötessamordnaren.

Var förberedd

En vanlig punkt på listan över mötesregler är också ”kom förberedd till mötet”. Denna punkt gäller både mötessamordnaren och mötesdeltagaren. Kallelsen bör innehålla relevant information, men också mötets deltagare har en skyldighet att kontrollera vad som krävs och förväntas av dem under mötet.
Förbered dig väl – ta med relevant information!

Ha respekt och disciplin

Jag fortsätter att läsa i listan över mötesregler, ser ”mötesdisciplin” och tänker att det är ju självklart att vi ska vara disciplinerade och respektera varandra. Men fungerar det alltid så? Börjar och slutar vi i tid? Stänger vi av telefoner och datorer som inte behövs för någon särskild funktion?
Odisciplinerade möten drabbas vi av dagligen. Detta måste vi ändra på. Fokus måste vara att respektera varandra och varandras tid – då är vi en bra bit på väg.

Sammanfatta och skicka anteckningar

Ofta är jag mötesledare själv. Jag försöker alltid skriva anteckningar direkt efter avslutat möte och skicka ut mötesanteckningar så fort som möjligt efter avslutat möte.
Jag gör det dels för att jag själv inte ska glömma vad som sades på mötet, dels för att det är mitt sätt att dela ut uppgifter och göra det tydligt vad som förväntas till nästa möte.
Färska anteckningar hjälper mig också att reflektera över vad som kan göras bättre till nästkommande möte

En gång till: kom i tid!

Det viktigaste tar vi en gång till: kom i tid! Visst kan det vara lättare sagt än gjort. Vi vill alla få så mycket som möjligt gjort under dagen. Vi har svårt att säga nej, är tidsoptimister.
Men, i morgon ska jag verkligen jobba på detta, och jobba på detta i varje möte.
Gör det du också. Alla vinner!