Från idé till färdigt projekt – Förstudie

Alla projekt går igenom liknande faser. Dessa faser kan kallas olika beroende på organisation eller projektmodell, men innehållet i faserna är oftast detsamma eller liknande.

Idé – Förstudie – Planering – Genomförande – Avslut och Effekt

Idén ska brytas ner i en förstudie. I förstudien samlar vi ihop de idéer som ligger till grund för projektstarten. Oavsett vilken modell som ska användas i en kommande genomförandefas så är det viktigt med någon form av förstudie.

I förstudien kontrollerar man om krav och omfattning finns beskrivet. Som projektledare tar jag främst reda på vad som kommer att krävas av projektet och mig som projektledare. Har vi någon deadline? Finns det en budget?

Bryt ner och överblicka
I förstudien är det viktigt att bryta ned scoopet, att förstå vad som ska göras och hur. Om det är ett teknik-projekt behöver tekniska beskrivningar tas fram. En övergripande projektplan behöver omfatta tid och kostnad. Den övergripande projektplanen ger god indikation på om projektets tänkta tid och kostnad är rimlig.

Förstudien behöver visa vilken bemanning som krävs för att projektet ska lyckas. Vilka resurser behöver projektet och när? Finns dessa resurser och kompetenser tillgängliga när projektet kommer behöva dem? Kommer projektet behöva annan utrustning eller material? En förstudie ska visa vilken kompetens och vilken utrustning som kommer att behövas genom hela projektet.

Förstudien behöver tänka igenom vilka intressenter som finns till projektet. Vilka interna respektive externa intressenter finns? Förstudien bör också se över kommunikationsplanen.

Tänk på att:

• Göra ett gott och grundligt arbete i förstudien – det lönar sig
• De estimat och tidsuppskattningar som tas fram i förstudien är estimat som görs på nuvarande kännedom. Ta estimaten och tidsuppskattningar som en indikation, och ha med i beräkningen att de antagligen kommer att ändras ju närmare genomförandet man kommer.
• Det som tas fram i förstudien förädlas genom hela projektet. Grunden läggs här.