Etablera ett projektkontor (PMO) – del 2

Projektkontorets syfte är framförallt att bidra till en effektivare samordning av resurser, standardisering av rapportering och uppföljning – samt att utveckla kvalitén i projekten.

Jag har haft äran att strukturera projekt och bygga projektkontor i några olika verksamheter. Gemensamt för dessa verksamheter har varit att man vill skapa struktur, ordning och lönsamhet. Oavsett om företaget eller verksamheten arbetar i projektform i stor eller liten utsträckning så är det viktigt med ett gemensamt arbetssätt, med rutiner och struktur för att ha god ordning på ekonomi och lönsamhet.

Det som oftast gör att man behöver skapa kontroll och lönsamhet i projektverksamheten är att företaget är i förändring. Det kan vara nya mål som satts i ledningen, översyn av personal och kunskap och spå vidare.

Ett företag som vill vara lönsamt behöver ha kontroll över det som görs i samtliga projekt!

Ansvar är viktigt

För att skapa ett projektkontor (kan även kallas projektportfölj eller PMO) behöver det finnas ett tydligt uppdrag och beslut från ledningen. En projektchef eller ansvarig för projektkontoret utses. Den personen bör rapportera till ledningen.

Se till att skapa en god samverkan mellan projekt och ordinarie verksamhet. Detta är avgörande för att projektkontoret också ska kunna leva och utvecklas.

Inledningen

Att etablera ett projektkontor görs med fördel tillsammans med införandet av en projektmodell – eller kanske en utbildning inom projektledning. Man behöver arbeta i samma modell eller i gemensam struktur. Det ska tydliggöras vilka steg i processen för projektet som är tvingande. Inled med att utse en ansvarig för projektkontoret. Med fördel en person som är duktig på att driva projekt, som är lyhörd och får med sig sina kollegor eller medarbetare.

Syftet med projektkontoret

Varför ska ett projektkontor sättas upp? Konkretisera mål och syfte. Målen bör vara mätbara och uppföljning ska planeras in. Definiera tydliga effektmål vid uppstarten och driv arbetet mot dem.

För att sätta upp ett projektkontor arbetar jag mycket med strukturen och med syftet med ett projektkontor.  Det krävs god förankring och bra planering, genom att noggrant arbeta igenom stegen kommer man en god bit på vägen:

1. Definiera allra först vad projektkontoret ska uppnå. Varför ska företaget sätta upp ett projektkontor? Vad är syftet? Vad vill man uppnå?
2. Kartlägg intressenterna och gör en plan för att hantera intressenterna under projektkontorets uppbyggnad. Identifiera dem som du kommer att behöva i organisationen, identifiera också den som inte vill se ditt projektkontor.
3. Definiera projektkontorets roll. Vad ska och bör ligga inom ramen för projektkontoret?
4. Placering i organisationen. Vilket mandat kommer att finnas i projektkontoret? Vilket ansvar har projektkontoret?
5. Bra och hållbar plan för verkställandet. Driv införandet av projektkontoret som ett projekt. Tillsätt en projektgrupp och en styrgrupp.
6. Bemanna kontoret. En ansvarig för projektkontoret utses.