Gör ditt projekt tydligt och synligt – visualisering och presentation

Hur kan du på bästa sätt visualisera och presentera ditt projekt?

Visst, jag kan prata om Gant-scheman, aktivitetslistor, tidsaxlar, diagram och staplar. Men, det finns en annan grundläggande sak som är ännu viktigare, nämligen att arbeta med ordet, med skriften och med kommunikationen i och utanför projektet. Det finns några sätt för mig som projektledare att göra arbetet lite enklare.

1. Arbeta med intressenterna

De personer som har ett intresse i projektet, som direkt eller indirekt påverkas av projektets arbete, kallas för intressenter. Gör alltid en intressentanalys i projektets inledande fas. Jag kan välja att informera intressenterna endast om något stort eller avvikande sker. Men, jag kan också välja att arbeta tätare med intressenterna och ha en kontinuerlig dialog under hela projektet. På så vis kan intressenterna fungera lite som projektets informatörer eller kommunikatörer.
Fråga dig vilka som ska informeras om projektet och hur information ska ges. Sätt ramen för kommunikationen i början av projektet.

2. Kommunikationen

För mycket eller för lite – men tydlighet är ändå viktigast. Ge relevant information, anpassa också informationen till mottagargruppen.

Kommunikation om pågående arbete på företaget som helhet. Vad sker på min avdelning?

• Vad sker inom mitt affärsområde?
• Vad sker på företaget i stort?
• Konkurrenter och omvärldsbevakning?

3. Styrgrupparbete

Styrgruppens roll och mandat behöver klarläggas inom projektet, kanske även på hela företaget. De som sitter med i styrgruppen ska ha en tydlig roll och mandat att fatta beslut. Det här är projektledarens viktiga grupp för styrning och för beslut.

4. Sätt standard

Sätt en standard för projekt på företaget så att det är tydligt vilka projekt som pågår och hur projekten bedrivs. Det är en fördel om alla projektledare driver projekt enligt samma mall och modell. Varje projekt kommer ändå att bli unikt eftersom innehåll och projektmedlemmarnas egenskaper skiljer sig åt. Det är viktigt att följa en modell men ändå hålla projektarbetet personligt.

• Vilken plan finns för vår verksamhet? Finns det en roadmap och hur ser den ut?
• När ska projekt drivas och när är förändring inom linje?

Mitt bästa råd är att sätta upp en standard för hur förändringsarbete och projektarbete bedrivs på just ditt företag. Skapa ett PMO (Projektkontor med struktur) med tydliga mål och riktlinjer.