Strukturera projektarbetet – dela in ditt projekt i faser

Strukturera alltid ditt projektarbete. Börja med att se över vilka faser ni behöver ta arbetet igenom. Gör ett grundligt och gediget arbete från början – det lönar sig varje gång.

Ett vanligt fel är att man snabbt tar sig igenom de inledande faserna, som planering och analys. Men, om man slarvar i början kommer det att visa sig under genomförandefasen. Oavsett typ av projekt kan man dela in projektets arbete i några huvudområden. Mina exempel kan förstås skilja sig mycket från dina planerade projekt, beroende på projekttyp och verksamhet.

1. Planering & analys

Första steget är alltid planering/analys eller någon form av projektanalys. Planering/analys svarar ”hur och när?”. Man kan säga att analysfasen tar oss från nuläge till ett önskat läge. Projektets inledande aktiviteter innebär att ta fram projektkontrakt och en detaljerad tids- och aktivitetsplan, samt att sätta samman projektgruppen.

Se till att få med dig projektgruppen från start. Låt projektmedlemmarna aktivt delta i kartläggning och analysarbete. Tänk också på att planera in verksamhetsutvecklingen. Analysera tidigt vilka förändringar som kommer att påverka verksamheten.

2. Design

Andra steget i projektet är någon form av design. Designfasen talar om vad som ska göras och man specificerar också hur det ska göras. Det är mycket viktigt att alla berörda grupperingar och arbetsgrupper får möjlighet att yttra sig om lösningen. Nu sätts ramen för projektet. Det är efter denna fas som man kan göra en uppdatering av tidsestimatet.

3. Genomförande

Tredje steget innehåller det stora arbetet – genomförandet. I genomförandefasen sker själva arbetet. Man sätter upp integrationer, bygger verksamhetsplaner och utvecklingen fortlöper.

Har ni gjort ett gott förarbete i de tidigare faserna (analys, design) så kommer genomförandefasen att stöta på få eller inga överraskningar.

4. Test

Den fjärde fasen avser Test. Testfasens tid kan variera stort. Den involverar alltid verksamheten, den mottagande enheten eller beställaren. Inom utvecklingsprojekt görs alltid noggranna interna tester innan man släpper in verksamheten för test. Man bör avsluta testfasen med acceptanstest och acceptansgodkännande av beställaren. Det blir ett kvitto på att projektet har levererat det som beställdes. Efter ett acceptansgodkännande kan man ta sig vidare till driftsättning.

5. Drift

Efter godkänt acceptanstest är det dags för att ta lösningen i drift, alltså gör man någon slags form av driftsättning. Är det ett IT-system som utvecklats så kan det nu tas i bruk. Är det ett nytt hus som byggts kan man nu inviga det.

6. Leveransgodkännande

Projektet avslutas med att styrgruppen ger ett Leveransgodkännande. Beställaren tar emot lösningen. Efter leveransgodkännandet ska projektet stängas.

7. Projektavslut

Projektet avslutas och projektledaren sammanfattar arbetet i en slutrapport.

Fler faser

Visst kan det finnas fler faser vävas i projektstandarden, exempelvis utbildning eller migrering. Tänk på att hålla de olika faserna övergripande och lättöverskådliga. Syftet med att sätta struktur för projekthantering är att det ska bli enklare att arbeta i projekten, för alla involverade: projektledare, beställare, projektmedlemmar och styrgrupp.  De olika faserna kan benämnas annorlunda och område kan variera. Lämna inget åt slumpen!