Sätt samman rätt projektgrupp – del 2 av 3

Projektgruppens sammansättning är viktig. Att projektgruppen fungerar tillsammans är ännu viktigare.
Ett väl fungerande team har möjligheten att prestera i princip vad som helst.

I min roll som projektledare är det viktigt att lära känna gruppen och dess svagheter och styrkor. Om det är ett större projekt med lång tidsrymd, kan någon form av teambuilding vara en god idé. I mindre projekt kan det räcka att genomföra en workshop kring projektet och dess kommande aktiviteter.

I alla projekt är det viktigt att redan från början sätta ramen för hur projektet ska drivas, vilken stämning det ska vara i projektrummet, hur kommunikation ska ske och att se till att projektgruppen känner till de gemensamma målen.

Ge projektgruppen tid och rum

Det är viktigt att projektgruppen känner att de får tid att utföra sitt projektgruppsarbete. Att exempelvis avsätta tid i sin kalender är en förutsättning för att lyckas. Projektmedlemmarna behöver känna skillnad på att arbeta i det vanliga linjearbetet och att arbeta i projektgruppen. Se till att projektgruppen har ett arbetsrum (virtuellt eller fysiskt) där man kan mötas, samlas och arbeta!

Många projektdeltagare kommer att arbeta i flera projekt parallellt, se till att säkra projektdeltagarnas tid i just ditt projekt.
Som projektledare kommer jag alltid att prioritera mitt projekt före allt annat arbete. För, som projektledare finns det bara ett mål – och det är att leverera inom utsatt tid och budget.

Jaga bort tidstjuvarna

Identifiera tidstjuvarna i projektet. Ju tidigare, desto bättre. Se till att ha en plan för tidstjuvarna. Detta ingår alltid i arbetet med riskanalys. Identifiera de i projektet som inte vill dig eller projektet väl. Det kan ju låta som en lite udda sak att göra. Men, man kan alltid utgå från att det kan finnas någon som inte vill att projektet ska genomföras. Utgå också från att det finns någon som inte vill att just du leder projektet. Ju fler händelser du kan förutse i rollen som projektledare, desto lättare kommer det att bli när du står inför händelsen. Givetvis håller du listan över de identifierade personerna för dig själv – och visar aldrig den för någon.

Interna och externa hot

Notera att det kan finnas både interna och externa hot. Identifiera genom att fråga dig:

• Vem påverkas negativt av kommande förändring – i första led och andra led?
• Finns det en risk att någons arbetssituation förändras till det negativa?
• Vem tjänar på att projektet/projektledaren misslyckas?

Tänk också på att identifiera de som vinner på att projektet lyckas. Alliera dig med de som vinner på att projektet genomförs med ett lyckat resultat. Uppmuntra dem som ställer upp. Du kommer att behöva deras hjälp och stöd under projektet.